Wie wir mühsame Kleinarbeit automatisieren

E-Mails sind die wichtigste Kommunikationsform einer vernetzten Welt – trotz aller Social Networks, Instant Messaging-Services und Smartphones. Kein Dienst und kein Gerät ist in Aussicht um die E-Mails zu ersetzen. Ob Newsletter oder geschäftliche Korrespondenz – man kommt um E-Mails nicht herum. Doch gerade für Berufstätige in der freien Wirtschaft ist der Strom an täglich einprasselnden E-Mails oft so groß, dass sie manchmal – besonders nach einer längeren Zeit der Inaktivität, beispielsweise durch Urlaub oder Krankheit – in ihrem eigenen Posteingang den Überblick verlieren. Dutzende, wenn nicht gar hunderte E-Mails von den verschiedensten Absendern und mit den verschiedensten Inhalten sind dort gesammelt, unübersichtlich und vielzählig. Und dann beginnt die mühselige Sortierarbeit – das Unwichtige wird vom Wichtigen getrennt, die Mails werden nach Absender, Inhalt oder Kategorie geordnet. Eine mühsame Kleinarbeit, die wir aber mithilfe einfacher Programmfunktionen problemlos automatisieren können, sodass das Mailprogramm diese Arbeit künftig selbstständig ausführt – und die Mails geordnet und sortiert aus ihren jeweiligen Ordnern abgerufen werden können. Das ist besonders dann hilfreich, wenn wir regelmäßig Newsletter, Benachrichtigungen und anderweitig automatisierte E-Mails erhalten – so werden diese kategorisiert und abgelegt und wir verlieren nie den Überblick.

In Outlook gehen wir dazu wie folgt vor

Im linken Bereich des Programmfensters finden wir eine Ordnerstruktur vor, normalerweise unterteilt in Posteingang, Gesendete E-Mails, Postausgang und gelöschte E-Mails. Zunächst legen wir einen neuen Ordner an, in dem bestimmte E-Mails abgelegt werden sollen. Dazu klicken wir mit rechts auf ‚Posteingang‘ und dann auf ‚Neuer Ordner‘, um diesen zu erstellen. Anschließend klicken wir eine der entsprechenden E-Mails mit rechts an, fahren auf ‚Regeln‘ und klicken auf ‚Nachrichten von [Absender-Adresse] immer verschieben‘. Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem wir einen Ordner wählen. Alternativ können wir auch hier einen neuen Ordner erstellen. Danach klicken wir auf ‚OK‘ – und sämtliche vorhandenen und zukünftigen E-Mails von diesem Absender werden automatisch im entsprechenden Ordner abgelegt. Das war es schon.

Dadurch haben wir eine sogenannte Regel erstellt. Wenn wir alle vorhandenen Regeln überblicken und bearbeiten wollen – beispielsweise, um eine Regel zu löschen oder anzupassen – klicken wir in der Registerkarte ‚Start‘ im Menüabschnitt ‚Verschieben‘ auf ‚Regeln‘ und wählen dort ‚Regeln und Benachrichtigungen verwalten…‘. Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem sämtliche erstellten Regeln aufgelistet sind und bearbeitet oder entfernt werden können.
Diese Möglichkeit der automatischen Sortierung ist eine Standard-Funktionalität, die von allen gängigen Mailing-Clients beherrscht wird. Die Vorgehensweise ist dabei in der Regel fast gleich oder sehr ähnlich zu der beschriebenen.

Wenn wir diese Einstellungen für die entsprechenden E-Mails vorgenommen haben, müssen wir uns künftig nicht mehr mit einem überfüllten Posteingang herumschlagen, sondern haben sämtliche empfangenen E-Mails sauber sortiert und in den entsprechenden Ordnern abgelegt – eine große Arbeitserleichterung und zugleich Zeitersparnis. Dank diesem kleinen Trick können wir unsere E-Mails künftig automatisch sortieren lassen und haben so den Kopf frei für die wichtigen Dinge.

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