Kategorie: Word

Kommentare

Folienkommentare

Mit virtuellen Kommentaren effizienter arbeiten

Wenn wir zusammen mit anderen Personen an einer Office-Datei arbeiten – sei es eine Präsentation, ein Dokument oder eine Arbeitsmappe – und diese über E-Mail, in der Cloud oder auf anderen digitalen Wegen austauschen, ist es schwierig, Änderungswünsche, Hinweise und Kommentare kurz und verständlich anzubringen. Im Gespräch können wir direkt an den entsprechenden Stellen Anmerkungen machen oder erklären, was geändert oder angepasst werden muss. Damit wir ohne den unmittelbaren Kontakt unsere Gedanken klar und direkt vermitteln können, bieten PowerPoint, Word und Excel die Kommentarfunktion. Dank dieser können wir an jeder beliebigen Stelle einen Kommentar hinterlassen. Diese Kommentare werden in Word mit ausgedruckt, wenn wir sie nicht ausblenden. In PowerPoint werden sie in der Bildschirmpräsentation nicht angezeigt und in Excel sind sie nur sichtbar, wenn wir mit der Maus über die kommentierte Zelle fahren.

Kommentare helfen uns somit

  • Anmerkungen
  • Kritik
  • Tipps
  • (Änderungs-)Wünsche
  • Fragen
  • Hinweise
  • Ideen
  • Erklärungen
  • uvm

anzubringen.

Um mit Kommentaren zu arbeiten, klicken wir auf die Registerkarte ‚Überprüfen‘. Hier finden wir den Menüabschnitt ‚Kommentare‘ vor. Mit diesen Werkzeugen können wir Kommentare erstellen, ansehen, bearbeiten und löschen.

Den eigenen Senf dazu geben

Um einen neuen Kommentar hinzuzufügen, klicken wir auf ‚Neuer Kommentar‘. In PowerPoint wird der Kommentar daraufhin an einer beliebigen Stelle auf der Folie platziert. In Excel wird er der aktuell gewählten Zelle beigefügt und in Word müssen wir den Textabschnitt, den wir kommentieren wollen, entsprechend markieren.
Der Kommentar ist in PowerPoint und Excel ein gelber Kasten, in Word wird ein farbiger Kasten am rechten Rand der Seite eingeblendet. In diese Kästen können wir jetzt alle Anmerkungen und Kommentare platzieren. Dabei ist bei jedem Kommentar angegeben, von wem er kommt und wann er erstellt wurde.

In PowerPoint haben Kommentare die Besonderheit, dass sie nicht an eine Zelle oder einen Textabschnitt gebunden sind, sondern frei beweglich sind. Wenn wir mit der Eingabe fertig sind und in einen freien Bereich klicken, wird der Kommentar ausgeblendet und es ist nur noch ein Miniatursymbol sichtbar. Wenn wir dieses anklicken oder darüberfahren, wird der Kommentar angezeigt. Wir können es an jede beliebige Stelle verschieben, um klar zu machen, worauf sich der Kommentar bezieht.

In Word sind die Kommentare dauerhaft eingeblendet und in Excel erkennen wir sie an einer roten Markierung in der rechten oberen Ecke der betreffenden Zelle.
Um einen Kommentar zu löschen, markieren wir ihn in allen drei Programmen durch einen Klick darauf und klicken in der Registerkarte ‚Übersicht‘ auf ‚Löschen‘. In Word werden Kommentare zudem automatisch gelöscht, wenn die kommentierte Textpassage vollständig entfernt wird, und in Excel, wenn die kommentierte Zelle gelöscht wird.

Außerdem können wir die Kommentare ausblenden, indem wir in der Registerkarte ‚Überprüfen‘ auf die orangefarben unterlegte Schaltfläche ‚Markup anzeigen‘ klicken. Dadurch ist diese Option deaktiviert und die Kommentare sind zwar noch vorhanden, aber nicht sichtbar. Auf diese Weise werden wir nicht durch die Kommentare abgelenkt oder in der Sicht eingeschränkt und können zudem Word-Dokumente kommentarfrei drucken. Durch einen erneuten Klick auf ‚Markup anzeigen‘ werden die Kommentare wieder eingeblendet.

Somit können wir zukünftig mit PowerPoint, Word und Excel auch im Team arbeiten und unsere Anmerkungen und Kommentare direkt an der Stelle anbringen, auf die sie sich beziehen – die Kommentarfunktion macht es möglich.

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DinA5 auf DinA4 drucken

Druckformat anpassen

Wie lästige Formatdifferenzen im Handumdrehen beseitigt sind

Es kann vorkommen, dass wir uns im Umgang mit Word ab und zu gezwungen sehen, Dokumente, angelegt in DinA5 auf DinA4 drucken zu müssen. In den meisten Fällen liegt dies daran, dass der uns zur Verfügung stehende Drucker kein Fach für Blätter im DinA5 besitzt und wir daher eine Fehlermeldung erhalten, wenn wir Dokumente, die in DinA5 angelegt sind, ausdrucken wollen. Daher müssen wir zwangsläufig auf DinA4 drucken.

Das Format DinA5 ist genau halb so groß wie eine DinA4-Seite. Wenn unser Drucker ausschließlich in DinA4 drucken kann, hat dies zur Folge, dass wir das Dokument ebenfalls in DinA4 anlegen müssen. Oft ist das aber nicht möglich, beispielsweise weil:

  1. wir Flyer erstellen, für die eine DinA4-Seite viel zu groß wäre
  2. der Text nicht ausreicht um eine DinA4-Seite zu füllen und wir somit Papier verschwenden würden
  3. bestimmte Grafiken nicht in ausreichender Größe vorliegen, um damit eine DinA4-Seite zu illustrieren
  4. wir Formatvorgaben von unserem Chef oder Layouter haben
  5. und, und, und…

Zudem zieht eine nachträgliche Hochskalierung von DinA5 auf DinA4 umfangreiche Neuformatierungen nach sich – wenn wir das Druckerproblem erst bemerken, wenn das Dokument bereits fertig ist, haben wir möglicherweise auch gar nicht mehr die Zeit dazu. Doch zum Glück gibt es auch für diese Problematik Abhilfen, von denen wir uns im Folgenden zwei ansehen werden.

DinA5-Dokumente auf DinA4-Seiten anlegen

Wenn wir von vornherein wissen, dass der Drucker nur DinA4 drucken kann, sollten wir das Dokument auch im DinA4-Format anlegen. Da DinA5 halb so groß ist wie DinA4, genügt es, die Seite in der Mitte zu „teilen“ und dann die beiden Hälften wie DinA5-Seiten zu behandeln.

Zunächst müssen wir dazu das Querformat einstellen. Dazu klicken wir auf die Registerkarte ‚Seitenlayout‘ und dort im Abschnitt ‚Seite einrichten‘ auf ‚Ausrichtung‘. Hier wählen wir aus: ‚Querformat‘. Dadurch wird die Seite ‚gekippt‘. Als nächstes klicken wir ebenfalls in der Registerkarte ‚Seitenlayout‘ unter ‚Seite einrichten‘ auf ‚Spalten‘. Wir wählen hier: ‚zwei‘. Dadurch wurde die Seite sozusagen halbiert. Wenn wir jetzt Text eingeben, wird dieser zunächst nur auf der linken Hälfte eingefügt. Sobald wir den unteren Seitenrand erreicht haben, wird der Cursor auf der rechten Hälfte platziert und es geht dort weiter.

Mit diesem Trick behandelt Microsoft Word das Dokument nach wie vor wie eine DinA4-Seite – wir können auf dieser unsere Inhalte jedoch einfügen wie auf jeweils zwei DinA5-Seiten. Wenn wir eine DinA5-Seite gestaltet haben und diese vervielfältigt werden soll, können wir diese kopieren und auf der anderen Hälfte wieder einfügen. So werden beim Drucken immer zwei DinA5-Seiten auf einmal ausgedruckt, die wir anschließend lediglich auseinanderschneiden müssen.

Noch ein Tipp: Sobald wir die Option ‚Zwei Spalten‘ ausgewählt haben, wird eine Art ‚Zwischenraum‘ zwischen den beiden Hälften erzeugt, damit dort etwas freier Platz ist, so als würde es sich um Seitenränder handeln. Dieser Zwischenraum wird aber ebenfalls auf dem Lineal (‚Ansicht‘ -> ‚Lineal‘) angezeigt und kann über dieses angepasst werden.

Bestehende DinA5-Dokumente auf DinA4 drucken

Wenn das Dokument bereits erstellt ist, ist es nicht notwendig, es neu auf DinA4 anzulegen, da das zeitraubend ist und oft mit vielen Neuformatierungen einhergeht, bis alles wieder so sitzt, wie es ursprünglich der Fall war. Wenn wir dieses DinA5-Dokument ausdrucken, wählen wir stattdessen in der Backstage-Ansicht unter dem Menüpunkt ‚Drucken‘ ganz unten ‚2 Seiten pro Blatt‘ statt einer. Dadurch wird das DinA5-Dokument automatisch zweimal auf einer quergelegten DinA4-Seite platziert und wir können es problemlos auf einer solchen ausdrucken.

Somit können wir auch diese Thematik angehen, ohne einen neuen Drucker anschaffen oder bestehende Dokumente mühselig neu anlegen zu müssen. Mithilfe dieser beiden Tricks sollte es künftig kein Problem mehr sein, wenn wir DinA5 auf DinA4 drucken müssen.

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Kompatibilität mit alten Office-Versionen sicherstellen

Kompatibilität mit alten Office-Versionen sicherstellen

Mit der Einführung von Office 2007 wurden einige grundlegende Neuerungen eingeführt. Die offensichtlichsten Änderungen sind dabei die Einführung einer neuen Benutzeroberfläche – das Menüband mit seinen Registerkarten – und die Etablierung eines neuen, aktualisierten Dateiformats.

Präsentationen, Dokumente, Tabellen und sonstige Dateien, die wir anlegen, wurde ab Version 2007 ein „x“ an die Dateiendung angehängt. Das heißt, wenn wir in früheren Versionen wie zum Beispiel Office 2003 Dateien

  1. in PowerPoint die Endung „.ppt“
  2. in Word die Endung „.doc“
  3. in Excel die Endung „.xls“

gaben, werden diese in den neuen Versionen

  1. in PowerPoint mit „.pptx“
  2. in Word mit „.docx“
  3. in Excel mit „.xlsx“

gespeichert. Diese neuen Dateiendungen sind auf das neue Dateiformat zurückzuführen, in welchem fortan standardmäßig gespeichert wird. In diesem Format können wir alle neuen Funktionen, die ab Office 2007 eingeführt wurden, nutzen. Allerdings können wir mit Office 2003 und älter diese neuen Dateien nicht öffnen. Wenn wir also beispielsweise eine Präsentation oder ein Dokument auf einen Computer übertragen, auf dem noch eine Office-Version installiert ist, die älter als Office 2007 ist (was immer seltener wird, aber trotzdem nicht auszuschließen ist), dann ist diese Datei dort unbrauchbar. Daher sollten wir wenn möglich im Voraus prüfen, welche Office-Version auf dem Zielrechner installiert ist.

Wenn feststeht, dass wir beispielsweise eine Präsentation mit einer alten PowerPoint-Version öffnen müssen, dann können wir jedoch, um die Kompatibilität mit alten Office-Versionen sicherzustellen, die Präsentation von vornherein im alten Datei-Format abspeichern. Dazu wählen wir im jeweiligen „Speichern Unter“-Fenster bei Dateityp: „PowerPoint 97-2003-Präsentation“ (bzw. bei Word „Word 97-2003-Dokument“ und bei Excel „Excel 97-2003-Arbeitsmappe“) aus.

Wenn wir im Anschluss auf „Speichern“ klicken, erhalten wir wahrscheinlich eine Warnmeldung. Diese kommt von der Kompatibilitätsprüfung. Wenn wir im alten Dateiformat speichern, müssen wir evtl. einige Einbußen in Kauf nehmen. In den älteren Versionen von PowerPoint beispielsweise fehlen einige Übergangs-, Animations- und Formatierungseffekte, die uns in PowerPoint 2010 und höher zur Verfügung stehen. In dieser Zusammenfassung werden uns sämtliche Kompatibilitätsprobleme aufgelistet. Beispielsweise können wir in PowerPoint 2010 und höher erstellte Formen und WordArts in einer alten PowerPoint-Version nicht mehr, und Diagramme nur sehr stark eingeschränkt bearbeiten. Durch die Kompatibilitätsprüfung werden die meisten dieser Objekte in Grafiken umgewandelt. Das bedeutet, sie werden zwar auch in der alten PowerPoint-Version angezeigt, wir können sie aber nicht verändern. Übergangseffekte und Animationen, die in der alten PowerPoint-Version nicht vorhanden sind, gehen verloren und werden nicht ersetzt.

Bei Word und Excel fallen diese Einbußen nicht ganz so dramatisch aus, allerdings kann es auch bei diesen Programmen zu der einen oder anderen Einschränkung kommen.

Es geht außerdem auch umgekehrt. Wenn wir beispielsweise eine Präsentation öffnen, die mit einer alten Version von PowerPoint erstellt wurde, öffnen wir diese zunächst im „Kompatibilitätsmodus“. Dies wird in der Titelleiste des Programmfensters ersichtlich. Dementsprechend stehen uns nicht alle Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Damit wir die Präsentation im vollen Umfang bearbeiten können, müssen wir sie zunächst in das neue Dateiformat konvertieren. Dazu gehen wir in die Backstage-Ansicht und dort auf „Informationen“. Ganz oben finden wir „Konvertieren“. Wenn wir diese anklicken, öffnet sich das Fenster „Speichern unter“ und wir können einen Ort auswählen, an dem die Präsentation im neuen Dateiformat gespeichert werden soll. Danach klicken wir auf „Speichern“. PowerPoint wandelt die Präsentation um und wir können sie mit den Werkzeugen von PowerPoint 2010 bearbeiten.

Auf diese Weise können wir mit dem alten Dateiformat die Kompatibilität mit alten Office-Versionen sicherstellen und gleichzeitig Dateien, die mit einer alten Version erstellt wurden, in einer neueren nach der Konvertierung mit den neuen Funktionen und Optionen bearbeiten.

Wenn Sie Fragen zu diesem Artikel haben oder einen Kommentar hinterlassen möchten, so klicken Sie auf den Artikeltitel oder
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Schriftarten einbetten

Schriftarten in der Datei einbetten

Schriftarten einbetten

Wenn wir mit Word Dokumente oder mit PowerPoint Präsentationen erstellen und wir dabei sehr spezielle Schriftarten verwenden, die wir vielleicht sogar selbst heruntergeladen und installiert haben, kann es gut sein, dass diese Schriftarten auf einem Zielrechner, mit dem wir die Präsentation vorführen, nicht vorhanden sind. Wenn wir solche Schriftarten in der Präsentation verwenden und diese auf einem anderen Rechner öffnen, dem die entsprechenden Schriftarten fehlen, wird der Text in der Präsentation in eine der Standardschriftarten umformatiert. Das führt in der Regel dazu, dass sich Größe und Umfang der einzelnen Zeichen verändern und der Text dadurch in teilweise katastrophalen Ausmaßen verschoben wird. Nichts sitzt mehr dort, wo es mal war. Wenn uns das beispielsweise kurz vor unserem Vortrag passiert, ist es ein Alptraum.

Wir könnten das umgehen, indem wir nur Standardschriftarten verwenden. Zu diesen gehören unter anderem Arial, Courier New, Georgia, Helvetica, Times New Roman und Verdana. Manchmal geht es aber einfach nicht mit den Standardschriftarten – beispielsweise, wenn wir uns nach einem corporate design richten müssen oder eine besondere Schriftart den Zweck besser erfüllt.

Sowohl PowerPoint als auch Word bieten daher eine Hilfefunktion, mit der wir dieses Problem umgehen können. Damit können wir die Schriftarten einbetten. Wir gehen durch einen Klick auf „Datei“ in die Backstage-Ansicht und klicken dort auf „Optionen“ und im erscheinenden Fenster auf „Speichern“. Hier haben wir im unteren Bereich die Möglichkeit, die verwendeten Schriftarten in die Datei einzubetten. Das bedeutet: PowerPoint bzw. Word speichert die verwendeten Schriftarten in der Datei selbst ab. Wird diese auf einem anderen Rechner geöffnet, auf dem die entsprechende Schriftart nicht installiert ist, liest er diese direkt aus der Präsentationsdatei oder dem Dokument aus. Auf diesem Weg sind die Schriftarten fest mit der Präsentation verknüpft.

Nochmal auf die Schnelle der Weg, um zu dieser Einstellung zu kommen:

  1. Datei
  2. Optionen
  3. Speichern
  4. Schriftarten in der Datei einbetten

Wir setzen also einen Haken. Daraufhin werden zwei Einstellungen auswählbar. Diese sind in Word und in PowerPoint verschieden.

Wir können uns in PowerPoint entweder für die Variante entscheiden, bei der nur die Buchstaben oder Zeichen einbetten werden, die tatsächlich verwendet werden. Oder wir können sämtliche Zeichen der verwendeten Schriftarten in die Datei einbetten.

Wenn wir nur die verwendeten Zeichen einbetten, hat das den Vorteil, dass wir etwas an Dateigröße sparen können. Es hat aber den entscheidenden Nachteil, dass wir die Texte nicht ohne weiteres verändern können. Wenn wir jetzt einen Text umschreiben und dabei Zeichen verwenden, die nicht mit eingebettet wurden, werden diese in einer anderen Schriftart dargestellt. Somit ist die gesamte Schriftart unbrauchbar und wir müssen zwangsläufig eine andere wählen. Wir sollten diese Einstellung also nur dann verwenden, wenn wir uns zu 100% sicher sind, dass wir keinerlei Änderungen mehr vornehmen, sondern die Präsentation ausschließlich vorführen werden. Wenn wir hingegen alle Zeichen der verwendeten Schriftarten einbetten, haben wir die Sicherheit, dass wir jederzeit Änderungen am Text vornehmen können und unsere Wunsch-Schriftart dabei erhalten bleibt.

In Word findet dieser Vorgang in abgewandter Form statt. Hier werden per Voreinstellung automatisch alle Schriftarten eingebettet, die auf unserem System installiert sind. Wir können auswählen, dass die Systemschriftarten, also die vorhin erwähnten Standardschriften, nicht mit eingebettet werden. Und wir können auch hier auswählen, dass doch nur die verwendeten Zeichen eingebettet werden. Dies macht in Word allerdings nur selten Sinn, da es sehr oft vorkommt, dass man den Text noch einmal anpassen will.

Sowohl in Word, als auch in PowerPoint besitzt diese Einstellung keine Allgemeingültigkeit, sondern wird nur auf die aktuelle Datei angewendet. Das bedeutet, wenn wir bei einer Präsentation oder einem anderen Dokument ebenfalls diese Schriften verwenden, müssen wir erneut diese Schriftarten einbetten bevor wir die Datei auf einen anderen Computer übertragen.

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